Análisis de tendencias de desviaciones en inspecciones GDP – Estudio del MHRA

Seguimos con la agencia regulatoria MHRA (Medicines & Healthcare products Regulatory Agency) del Reino Unido, que es una de las que más presencia tiene en internet, publicando muchos estudios, normas e incluso un blog muy interesante.

En esta ocasión nos centramos en el análisis de las tendencias de las desviaciones que el equipo de inspectores GDP / BPD (Buenas Prácticas de Distribución) encontraron en el año 2016. Este tipo de análisis son lentos por la cantidad de datos a analizar, y éstos son los más recientes. No por ello, deja de ser interesante. Como siempre, son una buena fuente de inspiración para ver qué buscan los inspectores, o para testar nuestros sistemas.

Metodología

El equipo de inspectores realizó nada más y nada menos que 1428 inspecciones en 2016. Ante tal tamaño de muestra, han escogido una representativa de aproximadamente el 10%, esto es, 148 inspecciones.

Otra particularidad a tener en cuenta es que sólo han analizado desviaciones mayores, que consideran por temas de riesgo que son las principales a atacar. Descartan las críticas por ser casos aislados y más particulares que representativos, y las Other por el alto número de desviaciones, que reduciría la efectividad del estudio.

En total, se han incluido los datos obtenidos de los 18 inspectores, para dar mayor representabilidad a los resultados.

Resultados

En el siguiente cuadro, se pueden ver los resultados de las desviaciones mayores para el año 2016, clasificadas en porcentaje sobre el total y punto de la norma:

Punto norma

% Desviaciones

1.2 Sistemas de Calidad 22%
9.2 Transporte 13%
2.2 Persona Responsable 12%
5.2 Cualificación de Proveedores 10%
3.3 Equipos 9%
4.2 Documentación 9%
3.2.1 Control de Temperatura 9%
5.5 Almacenaje 5%
5.3 Cualificación de Clientes 5%
Otros 6%

Como vemos, el mayor número de desviaciones mayores se dio en Sistemas de Calidad, bastante genérico, y transporte, también un concepto amplio. Curiosamente el tercer punto fue la definición y responsabilidades de la Persona Responsable.

Ejemplos de desviaciones mayores en GDP:

Capítulo 1. Gestión de la Calidad:

  • El sistema de calidad no describe los procesos para el aprovisionamiento, la conservación y suministro de medicamentos sin autorización de comercialización en el EEE.
  • Hubo pocas pruebas, o ninguna, de la implementación efectiva del control del cambio, la gestión de riesgos, la recogida de desviaciones, los informes de CAPAs o la revisión de la Dirección.
  • La aplicación del control del cambio no fue suficientemente detallada. Por ejemplo, no se habían considerado todos los efectos del traslado a nuevas instalaciones.
  • Hubo pruebas de que se estaban cerrando las desviaciones antes de que se implementara la CAPA, por ejemplo, la desviación relacionada con la rotura de paquetes en un proveedor logístico tercero (3PL) tenía acciones pendientes pero se había firmado como completa.
  • No existía un proceso formal para la revisión de las actividades subcontratadas, incluida la revisión de los contratos firmados. Algunos de los contratos firmados con terceros proveedores de servicios para el almacenamiento y la distribución estaban desactualizados.
  • No existía un procedimiento escrito en el que se describieran las condiciones de cualificación de los proveedores o contratistas para garantizar que están debidamente autorizados a suministrar medicamentos o realizar actividades de terceros.
  • Se comprobó que las funciones de gestión del riesgo de calidad se aplicaban inadecuadamente, ya que algunas actividades basadas en el riesgo no se registraban o registraban de forma incompleta.

Capítulo 2. Gestión del Personal:

  • El RP no pudo demostrar un conocimiento suficiente de las actividades GDP que debían llevarse a cabo y de los procedimientos que debían aplicarse para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
  • No existía un registro formal de formación para la Persona Responsable, evidenciando su continuo conocimiento y competencia en GDP.
  • La Persona Responsable no había cumplido con todas sus responsabilidades de velar por el cumplimiento de las condiciones en que se concedió la licencia: garantizar la exactitud y calidad de los registros de todas las transacciones; garantizar que se aprobaran las licencias de los proveedores; garantizar que se realizaran las autoinspecciones; no había designado, capacitado y mantenido registros adecuados de las funciones delegadas.
  • No se definió un proceso para el programa de formación inicial y continua de todo el personal que participa en las actividades de distribución mayorista.

Capítulo 3. Instalaciones y Equipos:

  • Un gran refrigerador con acceso al interior tenía una acumulación de suciedad en el techo y alrededor de los ventiladores, y no había un programa o registro de limpieza documentado en relación con el área.
  • No existían áreas de cuarentena para la cadena de frío o áreas ambientales.
  • En una inspección sin previo aviso, no todos los productos al por mayor se almacenaban en las estanterías asignadas para ellos, y algunos se almacenaban junto a una puerta que se utilizaba ocasionalmente para acceder a una zona pública.
  • No se habían realizado adecuadamente ejercicios de mapeo de temperatura para establecer la idoneidad de las áreas de almacenamiento o para determinar la ubicación de los termómetros en las áreas que experimentan fluctuaciones extremas de temperatura. No se llegó a ninguna conclusión sobre la idoneidad de las zonas de almacenamiento.
  • Se habían documentado desviaciones de temperatura en la cadena de frío, pero no se había registrado ningún informe CAPA.
  • El termómetro del almacén no se había calibrado a lo largo del rango operativo y no se había registrado como apto para el uso previsto.

Capítulo 4. Documentación:

  • Hubo vacíos considerables en los registros de temperatura. La Persona Responsable confirmó que había agregado lecturas inventadas para rellenar vacíos.
  • No existía un proceso formal para el control y retención de documentos.
  • Los registros históricos de operaciones no estaban disponibles para inspección.
  • La documentación no se ajustaba a GDP en el sentido de que algunos registros se habían hecho en lápiz, algunos registros de temperatura no estaban firmados y había una serie de correcciones no aprobadas.
  • La conclusión de los registros de desviaciones no cumplió con las expectativas GDP en cuanto a la integridad de los datos; una denuncia de falta de existencias por parte de la policía no se completó en ese momento.

Capítulo 5. Operaciones:

  • La cualificación de los proveedores estaba incompleta, ya que no se había comprobado el cumplimiento por parte del proveedor de GDP, por ejemplo, comprobando el certificado de GDP.
  • El procedimiento escrito no describía la cualificación de los clientes para todos los clientes, incluidas las farmacias, las tiendas minoristas y los clientes de exportación.
  • No había instrucciones para que el personal diera prioridad a la manipulación de los medicamentos de cadena de frío.

Capítulo 6: Reclamaciones, Medicamentos Falsificados, etc:

  • El proceso de gestión de las devoluciones de los clientes era deficiente, ya que no había pruebas que justificaran la devolución de las existencias defectuosas a la cadena de suministro.
  • El procedimiento escrito y la plantilla de autoinspección se referían en repetidas ocasiones a los medicamentos falsificados y no al alcance completo del término “medicamentos falsificados”. El SOP no indicó que todas las sospechas de medicamentos falsificados deban notificarse a la Agencia Regulatoria.
  • El proceso para evaluar periódicamente la eficacia de las actividades de retirada carecía de suficiente detalle como para permitir que el personal siguiera el proceso de manera coherente y que la Persona Responsable hiciera una evaluación objetiva de la eficacia de los mecanismos de devolución.

Capítulo 7. Actividades Subcontratadas:

  • No había ningún contrato en vigor que definiera las responsabilidades para el transporte de medicamentos.
  • Los acuerdos escritos no fueron firmados o debidamente autorizados por las partes interesadas y no reflejaban la subcontratación externa.
  • No se había llevado a cabo ninguna auditoría del adjudicatario del contrato y éste no había visto ni revisado los procedimientos escritos utilizados por el adjudicatario del contrato.
  • La organización no tenía suficiente control sobre las actividades subcontratadas de terceros, ya que algunos proveedores estaban autorizados contractualmente a subcontratar sin revisión de la empresa.

Capítulo 8. Autoinspecciones:

  • La autoinspección no se había realizado con la frecuencia definida en el procedimiento de la empresa. Los RP no habían llevado a cabo una autoinspección desde su nombramiento.
  • Las actividades de GDP en la sucursal “X” no fueron incluidas como parte del programa de auto-inspección de la empresa.
  • El SOP de auto-inspección / auditoría no incorporó una revisión de las deficiencias, la causa raíz, los informes CAPA, el control de cambios o el seguimiento.

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Capítulo 9. Transporte:

  • El transporte era deficiente en el sentido de que no se había formalizado la división de las responsabilidades de GDP en el marco de los acuerdos de “recogida de clientes”, incluida la incorporación de requisitos específicos de envasado.
  • No había garantías suficientes de que se hubiera instaurado un proceso sólido para evaluar la necesidad de controles de temperatura para los medicamentos de almacenamiento en ambiente en toda la cadena de transporte de la empresa, incluidos los servicios de distribución a terceros.
  • El establecimiento utilizó un transporte no controlado para la entrega al cliente sin evaluación de riesgos ni definición de responsabilidades con los clientes.
  • Se estaba utilizando equipo no calibrado para monitorizar la temperatura durante el transporte.
  • La evaluación del riesgo que identificaba la necesidad de controles de temperatura para los sistemas de transporte de la empresa carecía de detalles y contenía suposiciones erróneas sobre las condiciones climáticas.
  • No se ha podido demostrar que los medicamentos a temperatura ambiente se hayan enviado de forma que se garantice el mantenimiento de las condiciones de temperatura dentro de límites aceptables durante todo el trayecto.

Capítulo 10, Disposiciones específicas para brokers:

  • El titular de la licencia había utilizado los servicios de personal negociador independiente en España (vaya hombre…). No se había comprobado el estatus de estas personas como intermediarios registrados.

Conclusiones:

Como vemos, la variedad de observaciones mayores encontradas por los inspectores es enorme. Los sistemas GDP son sistemas complejos que requieren mucha atención. Todo un reto para empresas de transporte o almacenes que ven una oportunidad de entrar a comerciar con un sector estable y a prueba de crisis internacionales. Pero tiene un coste, y no es poco.

Es una buena idea aprovechar este tipo de informes para verificar que nuestros sistemas están actualizados y, por ejemplo, obtener acciones de mejora o puntos a controlar en las auditorias internas.

Estar al corriente de este tipo de publicaciones, o la reciente sobre Data Integrity, nos va a permitir evitar sorpresas en inspecciones o auditorias y mantener nuestro sistema de calidad al día.

Espero que os haya resultado interesante, como siempre. Gracias por leer la entrada.

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