Auditorías de tercera parte: reflexiones y beneficios

Introducción.

Cuando nos referimos a auditorías dentro del entorno farmacéutico, garantizar la integridad del producto a lo largo de la cadena de suministro es, sin duda, uno de los mayores retos a los que se enfrentan los fabricantes. Esto es así por varios conceptos, pero intuitivamente, hay una pérdida de control del producto al realizarse estas primeras fases fuera de nuestras instalaciones.

Para reducir este riesgo a niveles considerados aceptables (que nunca eliminarlo por completo), se pueden establecer diferentes controles que permitan obtener el máximo de información posible del proveedor, del producto y de sus procesos.

Establecer controles a la entrada del producto, obtener indicadores de calidad clave (KPIs) de sus sistemas, en conjunto con el requerimiento legal de realizar auditorías de manera inicial y periódica, deberían ayudarnos en este sentido. Debemos y queremos asegurar la calidad de nuestro producto, y también  se ha de poder demostrar a las autoridades sanitaras.

Me gusta dividir la cadena de suministro en 3 fases. Se podría dividir en más, pero a este nivel creo que es suficiente. La primera fase, de la que estamos hablando, sería el aprovisionamiento de materiales necesarios para la fabricación. La segunda, la fabricación. La tercera, la distribución y la comercialización. En este sentido, el proceso de cualificación de proveedores es quizás el más importante de la primera fase, junto con todos los temas relacionados con la cadena logística y GDPs.

Los fabricantes farmacéuticos se enfrentan a crecientes exigencias normativas para garantizar que las materias primas utilizadas en sus medicamentos sean seguras, de alta calidad y procedan de proveedores de confianza que adopten las buenas prácticas adecuadas. A su vez, los proveedores de materias primas para la industria farmacéutica se enfrentan a un aumento en la demanda de auditorías físicas y de solicitudes de información relacionadas para garantizar que las instalaciones y los productos cumplen con las expectativas de las autoridades. La carga de auditorías se está volviendo insostenible, con muchos proveedores declinando auditorías o únicamente aceptando la realización de auditorías sobre una base comercial.

Marco Legal.

Las autoridades sanitarias en la vanguardia del cumplimiento GMP, principalmente EEUU y UE, disponen de directrices claras en como un medicamento debe ser fabricado, y por extensión el control que se debe ejercer en el suministro de las materias primas.

Si tomamos como ejemplo la legislación de la UE, “el titular de una autorización de fabricación estará obligado, como mínimo, a respetar los principios y directrices de las prácticas correctas de fabricación de medicamentos y a utilizar como materias primas únicamente sustancias activas fabricadas de conformidad con las directrices detalladas sobre buenas prácticas de fabricación de materiales de partida” (Directiva 2001/83/CE en su versión modificada, artículo 46, f, para los medicamentos de uso humano, y Directiva 2001/82/CE, artículo 50, f, para los medicamentos veterinarios).

Tanto el documento titulado “Guidance on the occasions when it is appropriate for Competent Authorities to conduct inspections at the premises of manufacturers of active substances used as starting materials” (1) como el sitio web de EMA “GMP Question and Answers on audits of active substances manufacturers” (Preguntas y respuestas sobre prácticas correctas de fabricación sobre auditorías de fabricantes de sustancias activas) ofrecen más información sobre lo que las autoridades europeas esperan en términos de evaluación de la situación de los fabricantes de sustancias activas en materia de prácticas correctas de fabricación.

Recientemente, las autoridades de otras regiones con marcos regulatorios menos experimentados y por extensión menos estrictos, están adoptando las directrices marcadas en UE y EEUU como referente.

Las Auditorías.

Una auditoría realizada por o en nombre del Titular de la Autorización de Fabricación (en adelante MAH, por sus siglas en inglés) de sus fabricantes o proveedores de materias primas debe ser parte integral de su Sistema de Cualificación de Proveedores.

Las auditorías deben ser realizadas por auditores cualificados, capacitados y con amplia experiencia. La auditoría deberá estar debidamente documentada y los informes de auditoría estarán sujetos a la inspección de las autoridades competentes durante las inspecciones del titular de la autorización de comercialización de los medicamentos.

Las auditorías deben realizarse periódicamente (cada dos o tres años) para evaluar el estado de cumplimiento de las GMP del fabricante de materias primas y, si es necesario, de otras empresas de la cadena de suministro, como una empresa intermedia, un agente, un broker, un envasador, un reenvasador, un distribuidor o un importador.

Un MAH puede llevar a cabo auditorías por sí mismo o asignar a un tercero la realización de la auditoría.

En el caso de la UE, si se encarga la auditoria a un tercero, el MAH, en su calidad de “contratante”, debe seguir los preceptos del capítulo 7 de la Guía de GMP de la UE y evaluar a los auditores y al proceso de auditoría de terceros (en su calidad de “aceptante del contrato”) para asegurarse de que el proceso de auditoría cumple con los requerimientos GMP y las propias especificaciones del fabricante. El MAH, en añadido, debe asegurarse de que no existe ningún conflicto de intereses entre el proceso de auditoría, los auditores y la entidad sujeto de la auditoría.

Tipos de Auditoría.

Las Autoridades Europeas aceptan varias opciones para realizar una auditoría:

  • Auditoría de 1ª parte: el proveedor se audita a sí mismo (auditorías internas).
  • Auditoría de 2ª parte: el cliente realiza la auditoría a su proveedor.
  • Auditoría de 3ª parte: el cliente contrata a una entidad independiente para que realice la auditoría en su nombre.

En el último tipo, en el mundo farmacéutico, el QP (Qualified Person) del MAH (Contract Giver) confirma que el proceso de auditoría del aceptante del contrato proporciona una evaluación efectiva del estado de GMP del fabricante de API y que la auditoría es realizada por auditores independientes y cualificados sin conflicto de intereses.

El grado de imparcialidad de las auditorías aumenta a medida que sigue: 1º < 2º < 3º.

Las Auditorías realizadas por Terceros (compartidas o no) son aceptables para las Autoridades siempre y cuando el QP garantice que el alcance de la auditoría es aplicable a cada medicamento que utilice la materia prima como material de partida.

En opinión de la “Ad Hoc GMP Inspection Services meeting” de los inspectores de la UE (organizada por EMA), se decidió que el MAH debería evaluar por sí mismo si podría producirse un posible conflicto de intereses con cualquier opción de auditoría por parte de terceros.

La cualificación creíble de terceros implica tanto una evaluación independiente declarando que los requisitos especificados que pertenecen a un producto, persona, proceso o sistema de gestión se han cumplido y también que la certificación tiene una supervisión independiente para asegurar la imparcialidad y la ausencia de conflictos de intereses.

Beneficios de externalizar las auditorías.

Reducción de la carga de auditoría para los proveedores de materias primas cuando una auditoría de terceros aborda la necesidad de múltiples clientes.

Reducción de la carga de auditoría para los usuarios. Dado la diversidad y el gran número de proveedores que tiene la industria farmacéutica, se hace imposible la gestión in-house de la demanda de necesidad de auditoría. Por ello contar con proveedores fiables de auditoria de tercera parte se hace indispensable para reducir la presión auditora a los auditores propios así como la reducción de costes. Asimismo unifica criterios en la ejecución de las auditorías además de dar la opción de obtener informes con premura.

Realizar auditorías que hagan referencia a las Buenas Prácticas de Fabricación (GMP) y a las Buenas Prácticas de Distribución (GDP), utilizando un tercero cualificado, aprobado y de garantías, garantizan la aceptación de la industria y son compatibles con los estándares regulatorios.

Cómo elegir un proveedor fiable de auditorías a terceros.

Esta es una interesante pregunta. En este sentido, APIC recomienda que tengan una certificación oficial (ISO o similar). Mi recomendación es que tengan acreditación ISO 17020, tanto para GMP como GDP, y buena reputación y prestigio internacional.

En ese sentido, mi experiencia tanto a nivel personal como profesional con Asociación Fórum Auditorías me hace recomendarlos sin temor a equivocarme.

Su experiencia y equipo humano proporciona una infraestructura eficiente y basada en la excelencia para el control de la cadena de suministro de las materias primas farmacéuticas. En su página web explican que han realizado más de 1400 auditorías desde 2005, y disponen de más de 500 reports de auditoría en su base de datos.

Además, los informes de auditoría de AFA han sido revisados en muchas inspecciones de GMP desde 2005, siempre con resultados satisfactorios (UE, EE.UU., Australia y Canadá entre otros), según comentan en su página web: enlace.

Conclusiones.

Como decía, la  realización de auditorías que hagan referencia a las Buenas Prácticas de Fabricación (GMP) y a las Buenas Prácticas de Distribución (GDP), utilizando un tercero cualificado y certificado, aprobado y de garantías, permiten la aceptación de los estándares de la industria y son compatibles con los estándares regulatorios.

Además, nos permite garantizar la calidad y seguridad a lo largo de la cadena de suministro y son un win-to-win para proveedores y clientes, ya que teniendo disponible una auditoría de este tipo, se reduce la carga de trabajo y recursos para todos los actores implicados.

Contar con un proveedor fiable de este tipo de servicios, como hemos comentado el caso que conozco de Asociación Fórum Auditorías, nos va a permitir liberar recursos para destinar a otros elementos de control de proveedores. Hay que tener en cuenta los grandes esfuerzos, económicos y de recursos, necesarios para gestionar la preparación, ejecución con desplazamiento, seguimiento y cierre de la auditoría.

Lograr ser eficientes sin perder control de la seguridad y calidad de la cadena de suministro es un reto al que se enfrentan las empresas en un mercado cada vez más globalizado. Externalizar aquellas actividades que lo permitan, contando con partners de primer nivel, nos puede acercar a nuestros objetivos económicos sin alejarnos de nuestros requerimientos y especificaciones.

Un saludo y gracias por vuestro tiempo.

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