Recientemente, durante un “tour” de auditorías (programadas), tuve una interesante conversación con un importante Responsable de Calidad sobre qué era mejor, si anunciar las auditorías (en este caso internas) o bien realizarlas por sorpresa evitando así cualquier tipo de preparación de la misma o manipulación de datos.
Él sostenía que desde que habían cambiado el sistema a programa de auditorías conocido y auditoría anunciada, se habían reducido el número de hallazgos por auditoría. Por lo tanto, parecía que descendía la efectividad.
Mi punto de vista al respecto dista mucho de esta visión de primar el fallo. Bien es cierto que la versión “unannounced” busca el peor caso, pero creo que buscando que la auditoría sea un reflejo de la realidad logra lo contrario. Generas un pico de ansiedad que puede provocar fallos por nerviosismo que para nada van a ocurrir sin la atenta mirada del auditor. Es peor caso, sí, pero para mí no es real.
Además, pienso que como propietarios del proceso debemos buscar una experiencia positiva y agradable, dentro o fuera de la empresa, por lo que empezar con un pico de ansiedad creo que no ayudará en nada. Crear un clima de confianza es una gran idea para que fluya la información y sea algo mutuamente beneficioso.
El gran miedo de que la gente prepare la auditoría a conciencia no debería existir para un auditor cualificado y experimentado. Hay herramientas para detectar esto, como muchas revisiones de documentos en los días previos a la auditoría, gran número de desviaciones o acciones correctivas en los últimos días, etc. Esto por sí mismo es una no conformidad que requerirá acción correctiva, ya que la Calidad se mantiene a diario no ante la llegada del auditor.
En USA la FDA parece decantarse por el modelo sorpresa. Las agencias regulatorias europeas prefieren las inspecciones agendadas, si bien se reservan el derecho a ejecutar inspecciones por sorpresa ante sospechas de problemas graves o riesgos para la salud pública.
Sugiero aplicar este último esquema en nuestra organización para tener esa herramienta a mano en casos aislados en los que sea requerido. Alguna vez puede pasar que el día de la auditoría no hay procesos, mucha gente está de vacaciones, no está el responsable, etc. En esos casos hay que hacer ver el valor añadido del proceso y no está de más dejarse caer otro día sin avisar para garantizar la seguridad y calidad del proceso, que es el bien final que toda compañía desea.
Espero vuestros comentarios. Gracias por leer hasta aquí y un saludo.