La Clasificación de los Proveedores según su criticidad (A-B-C) o su riesgo asociado

Como comentaba en la primera entrada del blog, es útil realizar una clasificación de los proveedores según su riesgo asociado (Normas de Correcta Fabricación NCF, cGMPs, Parte III, ICH Q10). Conceptos como QRM (Quality Risk Management), análisis de riesgos, Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE), y también, por qué no, aspectos económicos, técnicos, logísticos, deberán formar parte del estudio en aras a hacerlo lo más completo y útil posible.

El punto de partida es claro, siempre hay que detectar cuáles son nuestros proveedores críticos. Una clasificación tipo A-B-C basada en un análisis de riesgos será, en la mayoría de casos, suficiente. De aquellos proveedores tipo “A”, críticos, será recomendable realizar una serie de actuaciones que nos permitirán ser más eficientes, reducir el riesgo asociado a un defecto del proveedor y evitar en lo posible una rotura de stock o desabastecimiento. Notar que no estamos hablando de un análisis de Pareto, que es otro enfoque válido para este tipo de clasificaciones, si bien de nuevo se podría tener en cuenta a la hora de tomar decisiones al respecto. (enlace). Mi propuesta no es quedarse en un análisis de Pareto. Hemos de ir más allá. Tener definido un método complejo y hacerlo bien en la base de diseño nos va a otorgar una ventaja competitiva sobre la competencia. Sobre los que apliquen el método de Pareto, y en especial sobre los que no tengan definido un protocolo de actuación al respecto.

El análisis económico del proveedor también ha de tenerse en cuenta, no solo un análisis de su sistema de Calidad. Por mi background (licenciado en Administración y Dirección de Empresas) quizás tiendo a valorar en exceso el aspecto económico, pero nadie me podrá negar que sea un inconveniente que un proveedor crítico quiebre o que se quede sin materiales por problemas de financiación. Deberíamos investigar las cuentas oficiales del proveedor, para evitar situaciones de este tipo, u otras que pudieran surgir.

Proveedor tipo “A”: Proveedor crítico. Riesgo asociado alto.
Proveedor tipo “B”: Proveedor importante. Riesgo asociado medio.
Proveedor tipo “C”: Proveedor no crítico. Riesgo asociado bajo.

Pasos a seguir:

1- PLANTEAR
• Combinar información interna y externa.
• Tener en cuenta a todos los departamentos, no solo Compras o Calidad.
• Clasificar en función de la criticidad.
• Recopilar toda la información documental necesaria (certificaciones, contabilidad, informes, etc.)
• Realizar auditorías.

2- ANALIZAR:
• Realizar estudio AMFE para cada proveedor

3- IDENTIFICAR:
• Identificación riesgo incorporación nuevos proveedores.
• Reducción riesgo

4- ACTUAR
• Definir planes de mitigación del riesgo.
• Monitorizar mediante plan de Evaluación Continuada.

Los proveedores “A” son los que nos proporcionan productos, materiales de partida, reactivos o servicios sin los cuales sería imposible desarrollar nuestra actividad principal. En añadido, un fallo en los productos o servicios, incluso un problema de suministro, podría ser crítico (definiendo crítico de la manera que mejor se adapte al grado de aversión al riesgo del responsable, como podría ser un daño en el paciente final, un deterioro en la imagen de la empresa, un impacto económico, etc.)

Sobre este tipo de proveedores recomiendo, siempre y si es posible, tener un proveedor alternativo y mantenerlo activo, esto es, realizarle al menos un par de compras al año. De esta manera, nos aseguraremos tener un “plan B” ante un problema de nuestro proveedor principal.

Como comenté el otro día, y me autocito:
“Estos proveedores serán a los que tendremos que realizar un marcaje más estrecho. Esto es, cuan defensa central, vigilar cada una de sus recepciones, evaluando la calidad del producto o servicio estrictamente. Son los que tienen un riesgo asociado alto, por lo que deberemos destinar más recursos a su seguimiento. Si estamos destinando los mismos recursos a revisar cada recepción, sin tener en cuenta la criticidad del producto, estamos malgastando recursos, con su coste de oportunidad asociado. Esto es, mientras revisamos grapas o guantes, no revisamos materiales de partida, reactivos, etc.

Tal es la importancia de estos proveedores que la elección de los mismos no puede ser algo subjetivo. Como tal, se deberán elegir cuidadosamente y emplear métodos recogidos por procedimiento. No vale con que la competencia le compre (aunque puede ser un factor a tener en cuenta) o que trabaje allí mi cuñado. Lo que hagamos en este punto será inspeccionable por las autoridades, por lo que los criterios deberán estar claros y escritos (EMA/385898/2013, Compilation of Community Procedures on Inspections and Exchange of Information, pag. 119, punto 4.5) (2). Habrá que poder explicarlos y defenderlos”.

Documento en formato Word que explica al detalle y con ejemplos un sistema de clasificación de los proveedores en base a su riesgo asociado: enlace

Una vez hemos decidido que un proveedor es crítico, tipo “A”, hemos de decidir qué hacemos con él. Recomiendo realizar una auditoría física al mismo, como dije en el anterior post.

Para los proveedores tipo “A” mi recomendación sería realizar la auditoría física y previamente una evaluación documental. En añadido, un análisis de cada recepción. Para los proveedores tipo “B”, una auditoría documental inicial podría ser suficiente, supeditando una auditoría física para aquellos casos en los que haya problemas sostenidos a nivel cualitativo durante las recepciones, que evaluaremos una a una inicialmente e iremos reduciendo la frecuencia en función de las incidencias posibles que aparezcan. Una frecuencia de inspección variable suele ser recomendable para todos los casos, especialmente para los tipos “B” y “C”. Para los tipo “A” aconsejo una frecuencia de inspección del 100% de las recepciones (que no de los materiales en si, que podremos inspeccionar parcialmente).

Puede ser que en algún caso tengamos un proveedor, que podríamos definir como “A-plus”, que tenga un producto clave para nuestro proceso, y del que no sea posible encontrar un proveedor alternativo. Se podría producir que detectáramos que tiene problemas económicos, en cuyo caso podríamos definir alguna actuación especial, como la integración vertical del mismo, o la colaboración económica en el caso que el tamaño, la estructura y el estado de las cuentas de ambos lo permitan. En la próxima entrada de esta semana trataré el tema de los modelos de proveedores y la colaboración con los mismos, un tema recurrente y ampliamente documentado, pero al que me gustaría ofrecer mi punto de vista del mismo.

Lógicamente, el tiempo y la evaluación continuada nos han de permitir obtener una mejor perspectiva de nuestra elección inicial a la hora de clasificar a nuestros proveedores. Modificar un criterio inicial no debe ser sino una forma de adaptar nuestros requerimientos a un entorno cambiante, bien sea de Calidad, económico, legal, medioambiental, etc. Como norma general, cuanto más rápido sea el tiempo de adaptación ante un cambio o problema, amenaza, cuanto menos tiempo pase entre problema y solución, más flexible será nuestra estructura y mejor adaptados estaremos, aumentando nuestra competitividad (externa o intragrupo, según el tipo de organización a la que pertenezcamos). Importante pues, acercar lo más posible en el mapa detección del problema o amenaza, planteamiento de soluciones, solución final. La flexibilidad es una ventaja competitiva, y como tal hay que fomentarla.

Conclusiones.

En resumen, deberemos tener en cuenta el riesgo asociado a nuestros proveedores a la hora de realizar una clasificación tipo “A-B-C”, y en añadido no solamente tener en cuenta aspectos de Calidad, sino también económicos, legales, técnicos, etc.

Posteriormente definir un plan de acción de seguimiento de estos proveedores críticos mediante planes de inspección de mercancías, incidencias varias, auditorías periódicas definidas en base a un criterio escrito, etc. Plantear, Analizar, Identificar y Actuar.

Buscar proveedores alternativos para los clasificados como “A”. Hemos introducido el tema del proveedor “A-plus”.Y por último fomentar la flexibilidad como búsqueda de la mejora competitiva. En el futuro me gustaría, aprovechando como comentaba mi formación mixta empresarial y de Calidad, en añadido a mi experiencia de más de 17 años dentro de la industria farmacéutica, dedicar alguna entrada a la búsqueda de oportunidades de mejora dentro del sector, adquisición de mejoras competitivas, outsourcing, etc. todo ello enfocado desde el punto de vista de la gestión y su correlación con la Calidad, que siempre ha de ser positiva y lo más cercana a 1 posible.

De nuevo gracias a todos por leerme y no dudéis en contactar conmigo para cualquier duda, aclaración o corrección que consideréis oportuna.

Actualización Enero 2018:

Actualización de normativa GMP (Anexo 20 a Parte III).

Para dar soporte a aquellos que necesiten auditar a sus proveedores de servicios logísticos bajo normativa GDP-BPD, he creado un documento que puede ser de utilidad. Les dejo el enlace: Formulario Auditoría Buenas Prácticas de Distribución – BPD

Actualización Marzo 2018:

He creado un documento para poder descargar en formato Word. Explica al detalle y con ejemplos un sistema de clasificación de los proveedores en base a su riesgo asociado. Está disponible en la Tienda del blog: enlace