El ¿coste? de la Calidad

Las empresas frecuentemente han de operar en estrictos entornos regulatorios nacionales e internacionales. Un ejemplo son las empresas farmacéuticas, que deben cumplir con las regulaciones nacionales de su país, de la Unión Europea, y generalmente las leyes de los países donde van a comercializar sus productos. En muchas ocasiones, son objeto de inspecciones por las agencias sanitarias de los países de destino de sus productos.

El coste de gestionar todo esto es muy elevado. Se han de crear departamentos de Regulatory Compliance, de relaciones con las instituciones sanitarias, departamentos de Auditorías de Proveedores, de Control de la Calidad, de Control de Procesos, de Garantía de Calidad, etc.

El coste de toda esta infraestructura está incorporado en el precio final del producto. Este coste, si bien común a todas las empresas, puede tener un componente de variabilidad que pueda ser fuente de ventaja competitiva cuando los precios son tan ajustados que cada céntimo cuenta.

Lógicamente la calidad tiene un coste. Hay que partir de la base que el coste de la no-calidad es mucho mayor. Para una empresa farmacéutica, una retirada de producto, un daño a un paciente puede significar directamente el fin de sus operaciones. Algo irreparable, y no sólo económicamente. Es algo que hay que evitar por todos los medios.

Buscar el equilibrio entre el coste y el beneficio, medido en reducir o eliminar el error final en el producto, e incluso en un producto más eficiente y de mejor calidad, puede ser la clave para la obtención de la ventaja competitiva.

La Calidad en los últimos años ha ido evolucionando a un ritmo parecido a como lo ha hecho la sociedad, la tecnología, etc. Si pensamos en los sistemas de gestión de la Calidad implementados hace 20 años nos daremos cuenta de este hecho. El número de controles se ha elevado, la seguridad y calidad del producto es mucho mayor. No quiere decir que antes no fuera seguro, accidentes ha habido y por desgracia habrá siempre. Tomarse un medicamento es hoy más seguro que nunca, por suerte para todos.

Para obtener una ventaja competitiva en esta área, que es una de las más importantes, recomiendo realmente hacer un análisis coste-beneficio de alguna de las actividades que se realizan diariamente, desde hace tiempo, y no siempre con un claro sentido.

¿Cuánto tiempo está el personal de Calidad realizando tareas que aporten valor? ¿Cuántas de estas tareas son automatizables y por tanto trazables? Por ejemplo, tenemos 2 congeladores y 10 neveras y 3 veces por día hay que anotar la temperatura, estado de limpieza, estado de calibración del equipo, etc. Si para realizar esta tarea se necesitan 15 minutos por turno, son 45 minutos al día, esto es, pensando en agregados que es siempre como hay que pensar supone unos 13.500 minutos al año, contando 300 días, esto es, 225 horas o tener a alguien algo más de 28 días trabajando en algo productivo. En este caso, instalando un termómetro calibrado en el punto más caliente del equipo, con un display en el que se pueda ver la temperatura, y anotando (y controlando) por procedimiento que antes de abrir la puerta se verificará que se encuentra dentro del rango deseado (2-8 ºC) crearemos un hábito que aportará mayor valor a las tareas del personal, reducirá el número de registros y posibilidad de errores, el consumo de papel y sobretodo será más seguro puesto que el propio equipo nos avisará cuando se exceda el rango deseado (3-7 ºC) por ejemplo. Teniendo en cuenta el coste de un termómetro de este tipo (100 euros) y la calibración, y el coste de 28 días de jornada laboral, creo que podría ser como mínimo planteable. Vamos a liberar Recursos Humanos sin perder seguridad ni calidad.

Es solo un ejemplo. Se debería revisar todas las tareas que se realizan diariamente, darles sentido de manera práctica, económica, segura. La Calidad ha evolucionado, pero las empresas también. Hay que buscar la optimización, ser pragmáticos.

Todo lo que no se registra no se puede demostrar, pero habría que plantearse qué controlar y qué demostrar y con qué sentido. Siempre he encontrado más seguro un Audit Trail informático que un registro manuscrito, y un documento en PDF que uno fotocopiado. La tecnología está ahí, ignorarla es tu responsabilidad.

Compartir auditorías a proveedores o proveedores logísticos y externalizar servicios más dependientes de la producción mejorará la flexibilidad al permitir una mejor adaptación a la oferta y la demanda. Identificar las tareas centrales para destinar los recursos liberados de las tareas auxiliares, todo ello siempre realizando controles de cambios y análisis de riesgos, que no hay que olvidar que la Calidad es la Calidad.

Ideas y propuestas hay muchas, si alguien quiere consejo individual que no dude en ponerse en contacto conmigo. Hablo por ejemplo de promover equipos de Calidad capaces de generar valor añadido para la compañía mediante la coparticipación con las áreas de Producción, creando equipos mixtos que retroalimenten sus conocimientos. Trasladar parte de las tareas de Calidad a Producción interiorizando conceptos será uno de los retos que se deberán afrontar en este lustro que acabamos de iniciar y que tan convulso e inestable se nos presenta. No hay mejor Calidad que la que se realiza desde la propia cadena de producción, pero no se puede seguir segregando y dividiendo estos departamentos. No son rivales. Comparten margen bruto y beneficio final.

La Calidad no puede ser considerada como un coste. Ni como un lastre. Es un reto de los profesionales de este sector que así sea.

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